Nhân viên văn phòng dành khoảng 3,5 năm trong suốt cuộc đời để viết và trả lời e-mail.Vì vậy để viết được những email đúng như ý muốn, bạn nên tránh 10 lỗi cơ bản sau.
1- Chuyện vô vị
Nếu bạn viết email cho nhà tuyển dụng, để ghi điểm hãy viết ngắn gọn và xúc tích.
Tối đa chỉ cần 3 dòng. Thay vì giải thích dài dòng, chúng ta sẽ viết rằng:” sẽ trao đổi nhiều hơn trên điện thoại”.
Và những câu vô vị như ” Chao ôi, tôi mệt mỏi” hay “ở đây đã đầy đủ thông tin, phải không” chỉ gây phiền nhiễu và khó hiểu cho người nhận.
2- E-Mail Overkill
Trước khi gửi ba email cùng một chủ đề, bạn có nghĩ tới việc lá thư đầu tiên sẽ đi lâu hơn. Các chương trình PS, PPS, PPPS – email buộc tội không tốt của người gửi.
Nguời nhận bối rối và quên vì bận rộn. Nếu bạn gửi email mà không nhận đựoc phản hồi thì không nên gửi tiếp các email tương tự. Nếu là chuyện khẩn cấp, hãy yêu cầu người nhận liên lạc.
3- Lợi dụng các doanh nghiệp phân phối
Một email gửi tới một doanh nghiệp phân phối lớn và báo cáo một việc quan trọng. Gửi email cho tất cả ” Chúng ta nên làm gì trong truờng hợp khẩn cấp” được viết gay gắt.
Nếu bạn nhận được những thư như này, vui lòng trả lời lại cho anh ta (cô ấy) nhưng “bạn có quan tâm tới sự riêng tư của mình?”
4- Font chữ
Những người gửi thư thương mại có thể sử dụng phông Comic Sans, Algerian hoặc Broadway, hay đơn giản là Drew. Tốt hơn hết nên sử dụng phông Times New Roman hoặc Arial.
5- Sử dụng ngôn ngữ không phù hợp
“Hi, Hey hay Hola ….” là những từ bạn có thể dùng trong việc gửi thư cho bạn bè. Nhưng trong các email cho mục đích kinh doanh thì không thể chấp nhận được. Nó biểu hiện sự thiếu tôn trọng và không phù hợp với bất kỳ thời gian nào.
6- Dòng tiêu đề thư không rõ ràng
Bất kỳ tin tức quan trong nào cũng nên được tóm lược nội dung tại tiêu đề thư. Mục đích để tiết kiệm thời gian cho người nhận và người nhận có thể dễ dàng tìm thấy các thư trong hộp thư đến của mình những lần sau đó.
7- Liên hệ với doanh nghiệp thông qua Facebook
Các cuộc thảo luận trên Facebook khá chuyên nghiệp, thậm chí bạn có thể liên hệ công việc trên Facebook.
Nếu bạn không biết chi tiết về các liên hệ trong kinh doanh thì có thể yêu cầu những dòng lời nhắn ngắn. Nhưng các thông tin chi tiết là không thể.
8- Viết sai tên của người nhận
Nếu bạn viết sai tên của người nhận,mặc dù các tên liên hệ là tương đối chính xác là thiếu tôn trọng và gây mất thiện cảm với người nhận. Nếu bạn không thích gõ có thể coppy và dán.
9- Biểu tượng mặt cười.
Đối với các email kinh doanh thì sử dụng biểu tượng mặt cười là điều cấm kỵ. Chỉ khi bạn làm việc lâu dài, một chút mặt cười là đuợc phép. Nhưng đừng lạm dụng nó nhất là trong công việc.
10- Thư quan trọng
Một tiêu đề thư có nội dung ” Làm ơn hãy gọi cho tôi nhanh nhất” được viết hoa biểu hiện sự thô lỗ và không chuyên nghiệp.
Nếu là thư quan trọng hãy chủ động gọi điện hoặc thiết lập thư có ưu tiên cao.
